Barracuda Blacklisting: Definizione e come rimuoverti?

1. Capire il Barracuda Blacklisting

Il Barracuda Blacklisting è un servizio di sicurezza di Barracuda Central volto a proteggere i clienti dai messaggi di spam bloccando gli indirizzi IP dei server che inviano email di spam. Questo servizio assicura che i loro clienti non ricevano spam e mantengano una casella di posta pulita.

Quando il tuo IP o dominio è inserito nella Barracuda Blacklist, significa che il tuo server è stato segnalato per l'invio di spam o per essere associato ad attività sospette. Questo può influire o meno sulla deliverability delle tue email, a seconda del tipo di caselle di posta che miri con le tue email.

Come funziona la Barracuda Blacklist

La Barracuda Blacklist è un sistema automatizzato che rileva gli indirizzi IP che inviano email di spam e li aggiunge alla sua blocklist.

Si basa sul Barracuda Reputation System, che utilizza honeypot, spam trap e analisi del protocollo spyware captive per catalogare gli indirizzi IP che inviano spam.

BRBL, abbreviazione di Barracuda Reputation Block List, svolge un ruolo vitale nel sistema Barracuda Blacklist. È un database in tempo reale di indirizzi IP con una scarsa reputazione. Questa lista viene utilizzata nei sistemi di rilevamento spam e di sicurezza di rete per bloccare email o traffico da fonti sospette.

Barracuda crea e mantiene spam trap - un insieme di indirizzi email specificamente progettati per catturare gli spammer che cercano di fare web scraping di indirizzi email. Non appena un'email viene inviata a una spam trap, il mittente viene prontamente aggiunto alla blacklist.

Quali sono i criteri di listing per Barracuda

Anche se Barracuda non dettaglia pubblicamente tutti i suoi criteri di listing, ci sono alcune ragioni note che possono causare l'inserimento di un IP nella BRBL:

1. Spam Activity: Se l'indirizzo IP è coinvolto nell'invio di spam o email dannose, può essere inserito nella lista. Questa è probabilmente la ragione più comune per il listing. L'attività di spam può essere rilevata dalla rete di spam trap di Barracuda o da segnalazioni di utenti o altre reti.
2. Open Proxy: Se l'indirizzo IP ospita un open proxy, che può essere utilizzato dagli spammer per inviare spam o condurre altre attività dannose, può essere inserito nella lista. Gli open proxy sono spesso sfruttati dai cybercriminali per nascondere i loro veri indirizzi IP.
3. Open Relays: Gli open SMTP relay sono server configurati per inviare email per conto di qualsiasi utente, senza richiedere autenticazione. Sono spesso usati dagli spammer, e Barracuda inserirà nella lista gli IP che li ospitano.
4. Attività Botnet: Se l'indirizzo IP fa parte di una botnet (una rete di computer infettati da software dannoso e controllati all'insaputa del proprietario), può essere inserito nella lista.
5. Altre attività dannose: Questo può includere attività come l'hosting di malware, la partecipazione ad attacchi DDoS o altri comportamenti associati a intenti malevoli.

2. Come verificare se sei nella Barracuda Blacklist

Se sospetti che il tuo IP o dominio sia nella Barracuda Blacklist, è importante verificarlo prima di procedere. Ci sono diversi modi per controllare se sei nella blacklist, come esaminare i messaggi di errore nelle bounce emails o usare strumenti come la pagina di lookup di Barracuda, MXToolbox o MailReach.

Messaggi di errore e Bounce Emails

I messaggi di errore sono notifiche che indicano un problema nell'invio o nella ricezione di un'email, mentre le bounce emails vengono generate quando il messaggio email non viene consegnato con successo al destinatario. I codici di bounce all'interno di queste email indicano se il fallimento è stato un “soft bounce” (temporaneo) o un “hard bounce” (permanente).

Se noti messaggi di errore nelle bounce emails che menzionano il tuo IP nella Barracuda Blacklist, è un chiaro segnale che devi agire.

Usare il Lookup Tool di Barracuda o MXToolbox

Il Lookup Tool di Barracuda è un database in tempo reale di indirizzi IP con una reputazione "scarsa" per l'invio di email valide, mantenuto da Barracuda Central. Inserendo il tuo indirizzo IP o dominio nel lookup tool, puoi verificare se è presente nella Barracuda Blacklist. In alternativa, puoi usare strumenti di terze parti come MXToolbox per controllare lo stato del tuo IP.

Una volta confermato lo stato di blacklisting del tuo IP, è fondamentale agire immediatamente per risolvere i problemi che hanno portato alla blacklist e richiedere la rimozione per assicurarti che la tua email deliverability non continui a risentirne.

3. Qual è l'impatto del Barracuda blacklisting sulla tua email deliverability?

Se invii email principalmente a caselle di posta Microsoft o Gmail, non c'è un impatto diretto.

I principali inbox provider sono Google (Gmail e Google Workspace) e Microsoft (Outlook / Exchange / Office 365). Questi due detengono la maggior parte delle quote di mercato.

Entrambi usano i propri algoritmi proprietari per decidere se le tue email finiranno in inbox o spam.

Le Blacklist come Barracuda sono servizi esterni a Google e Microsoft. Nel 99% dei casi, Google e Microsoft non se ne preoccupano. Non le prendono in considerazione.  

Perché? Perché Google e Microsoft hanno un modo molto migliore e più affidabile per sapere se sei uno spammer o meno. 

Preferiscono analizzare come i loro utenti reagiscono alle tue email. In altre parole, controllano il tuo engagement rate. Maggiori informazioni qui sotto.

Se invii email a caselle di posta su ISP più piccoli o server di posta privati, la tua deliverability potrebbe risentirne :

Essere inseriti nella Barracuda blacklist potrebbe potenzialmente influenzare la deliverability verso server email o servizi che usano il sistema di reputazione di Barracuda per filtrare lo spam. Questo potrebbe includere ISP più piccoli, sistemi email aziendali, server email privati e alcune società di web hosting. Barracuda è anche usato da alcune aziende per proteggere i loro sistemi email interni da spam ed email dannose.

4. La tua priorità è testare la tua deliverability il prima possibile. È gratis e ci vuole 1 minuto.

Che tu sia nella lista Barracuda o meno, la tua priorità principale è controllare la tua deliverability (dove finiscono le tue email) e agire se necessario. ‍

Per ottenere il tuo punteggio di deliverability e scoprire dove finiscono le tue email sui principali provider, puoi usare il Test Spam Email gratuito di MailReach.

In pratica, devi solo inviare un'email (in condizioni di invio reali) a una lista di 31 caselle di posta fornite da MailReach e riceverai un report dettagliato sulla tua deliverability, incluse tutte le cose che puoi migliorare per finire più spesso in inbox. 

Otterrai un punteggio su 10 e una lista di controlli (contenuto, parole spam, link, tracking, blacklist e molto altro)

4. Risolvi i problemi che hanno portato al Blacklisting

A. Identifica la Causa

Inizia capendo perché sei finito in blacklist. È stato per un alto tasso di reclami spam, un attacco via email o una scarsa reputazione IP? Puoi trovare queste informazioni controllando i log del tuo server email e i messaggi di mancato recapito che hai ricevuto.

B. Scansiona i tuoi sistemi

Esegui una scansione completa del sistema per malware e virus. Le macchine infette potrebbero inviare spam o contenuti dannosi a tua insaputa, causando una scarsa reputazione IP.

C. Metti in sicurezza il tuo server email

Assicurati che il tuo server email sia sicuro e non configurato come un "open relay". Un open relay permette a chiunque su internet di inviare email attraverso il tuo server, rendendolo un bersaglio attraente per gli spammers.

D. Riduci al minimo il rischio di inviare email a spam trap

• Non comprare liste: possono contenere spam trap, persone con alti tassi di reclamo ecc. Una cattiva idea.
• Non raccogliere indirizzi email in giro per internet:
• Per email di marketing / newsletter / transazionali, i tuoi contatti dovrebbero provenire solo da persone che hanno dato il loro consenso.
• Per un'attività di invio di cold email: ottieni la tua lista email da LinkedIn usando un tool di scraping come Evaboot.

E. Riduci al minimo il rischio di ricevere reclami spam

• Ottenere il consenso esplicito dai destinatari prima di inviare loro email e rispettare prontamente le richieste di opt-out (Per email di marketing / newsletter / transazionali)
• Fornire un link di disiscrizione chiaro e facile da usare in tutte le email.

F. Ottieni un'autenticazione e una sicurezza adeguate

• Configura i record SPF, DKIM e DMARC per dimostrare di essere un mittente legittimo.
• Per chi ha i propri mail server, metti in sicurezza i tuoi server per proteggerli da malware o bot che inviano email false, che possono dirottare il tuo indirizzo IP e facilmente causare la blocklisting.

5. Richiedi la rimozione dalla Barracuda Blacklist

Una volta risolti i problemi che hanno portato il tuo IP a essere inserito nella blacklist, è il momento di richiedere la rimozione dalla Barracuda Blacklist. Il processo prevede la compilazione del modulo di rimozione e l'attesa di una conferma da Barracuda prima di verificare lo stato del tuo IP.

Completa il modulo di rimozione

Per richiedere la rimozione dalla Barracuda Blacklist, dovrai compilare il modulo "Barracuda Central Reputation System - Removal Request" con informazioni valide e una spiegazione adeguata. Fornire informazioni accurate e presentare un argomento coerente è fondamentale, poiché le richieste con informazioni imprecise potrebbero essere ignorate dal sistema automatizzato. È importante notare che l'invio di più richieste di rimozione a Barracuda non accelererà il processo.

Per inviare il modulo di rimozione, fornisci l'indirizzo IP del tuo server email, il tuo indirizzo email e un numero di telefono. Assicurati che tutti i dettagli che fornisci siano accurati. Una volta compilato il modulo, clicca sul pulsante "Submit" per inviare la tua richiesta di rimozione.

Attendi la conferma

Dopo aver inviato la richiesta di rimozione, è fondamentale attendere una conferma via email da intent@barracuda.com. In genere, il tempo di elaborazione per le richieste di delisting di Barracuda è di circa 12 ore, a condizione che sia stata fornita una spiegazione valida.

Se non ricevi una conferma entro il tempo previsto, è consigliabile contattare il supporto Barracuda per assistenza.

6. Costruisci e mantieni un'ottima reputazione come mittente. È fondamentale per finire nella posta in arrivo.

A. Usa l'Email warmup per ottenere i migliori risultati

Per avere un'ottima deliverability e consegnare tutte le tue email nella casella di posta dei tuoi destinatari, hai bisogno di una reputazione positiva come mittente. La tua reputazione come mittente è influenzata principalmente da come i tuoi destinatari reagiscono alle tue email. 

In altre parole, più engagement positivo ottieni sulle tue email, più è probabile che tu raggiunga la casella di posta. 

Ottenendo interazioni positive alle tue email (aperture, risposte positive, stelle, rimozione delle tue email dallo spam), insegni ai principali provider di posta, come Google e Microsoft, a mettere le tue email nella casella di posta dei loro utenti. 

Questo è il lavoro del servizio di email warm up di MailReach: generare un'attività email perfetta per la tua casella di posta avviando conversazioni con una rete di migliaia di caselle di posta. Ogni tua email di warming viene aperta, riceve una risposta positiva, viene contrassegnata come importante e rimossa dallo spam. Questo aumenta la tua reputazione di mittente e, di conseguenza, la tua deliverability. 

B. Segui le best practice

Specifico per un'attività di cold emailing:

• Se invii cold email, 150 cold email al giorno dovrebbero essere il tuo massimo.
• Se invii cold email, includi sempre un link per disiscriverti.
• Assicurati che la tua lista sia mirata, pulita e aggiornata, senza errori.
• Personalizza le tue email.
• Non inviare troppi follow-up e distanziali (nel caso di cold emailing): ti consigliamo un minimo di 3 giorni tra un'email e l'altra, e un massimo di 3 follow-up per proteggere la tua reputazione. Noi di MailReach inviamo solo 2 follow-up.
• Non essere troppo insistente.

Leggi tutte le migliori pratiche nella nostra Guida Definitiva alla Deliverability: Come Evitare che le Email Finiscano nello Spam

In conclusione

In conclusione, tieni presente che essere inserito nella Barracuda Blacklist potrebbe influire sulla tua capacità di raggiungere i destinatari se ti rivolgi a piccoli ISP / server di posta, ma se i tuoi destinatari usano principalmente caselle di posta Gmail, Google Workspace, Outlook, Office365, allora non dovrebbe avere alcun impatto diretto.

In ogni caso, controlla se il tuo IP o dominio è in lista, testa la tua deliverability e risolvi i problemi che hanno portato al blacklisting. Seguendo il processo di delisting e mantenendo una buona reputazione email, potrai assicurarti che le tue email raggiungano i destinatari previsti, salvaguardando la reputazione della tua attività e promuovendo la soddisfazione del cliente.